監査対応資料を翻訳するには
記録は原本のまま、読める版を添えて出す

日付・金額・数量・番号は訳さず、必ず原本と突き合わせる — 日付、金額、数量、割合、文書番号、様式番号、版数、記録番号は、意味を訳す対象ではなく原本と一致させる対象です。とくに、けた区切りや小数点に使う記号、通貨の表記、日付の並べ方は言語や地域によって慣行が異なります。どの表記にするかを先に決め、訳し終えたら本文の読みやすさとは別に「数値と番号と日付だけを原本と並べて突き合わせる」工程を必ず入れてください。ここでのずれは、読みにくさではなく資料の誤りになります。和暦で記録されている日付を西暦に直す、通貨を換算するといった操作も、翻訳ではなく内容への変更です。必要であれば所管の部門が判断し、原本の表記が分かる形で扱ってください。

読みやすくするために、内容を補わない・省かない — 訳しにくい表現に出会ったとき、分かりやすくしようとして説明を足したり、経緯の分かりにくい部分を落としたりすると、原本にない記述が生まれたり、あったはずの事実が消えたりします。記録に空欄や未記入があれば、それも原本どおりに扱ってください。都合の悪く見える箇所を訳文から落とすことは、記録に手を入れるのと変わりません。基準は「原本と同じことを、同じ強さで書く」の一点です。原本の記述自体が不明確で訳せない箇所は、翻訳の工程で解決せず、その資料を作成した部門に確認してください。

氏名・取引先名・社外に出していない情報の扱いを、翻訳の工程で決めない — 記録には、従業員の氏名、取引先の名称、金額や単価、まだ公表していない計画が含まれることがあります。どこまでを提出するか、伏せる箇所があるか、伏せるとしてどう伏せるかは、資料の内容と依頼元との取り決めにかかわる判断であり、翻訳の担当者が決めてよい範囲を超えます。所管の部門と情報管理の担当に先に確認し、提出する範囲が決まったものだけを翻訳の工程に回してください。訳しながら判断する順番になっていると、判断が翻訳の都合に引きずられます。

「何を出すか」と「どう訳すか」を混ぜない — 依頼された資料が手元にない、様式が古い、記録が途中から残っていない——監査の準備では、こうした事情がしばしば出てきます。このとき、近い資料で代える、体裁の整った別の記録を出す、といった判断を翻訳の担当者が引き受けてはいけません。提出する資料を選ぶのは内部監査部門や所管の部門の役割で、翻訳は選ばれた資料を別の言語で読める形にする工程です。この線を引いておくことが、担当者を守ることにもなります。

版数と対応する原本を明記し、古い翻訳版を残さない — 外国語版には、原本のどの版・いつ時点の内容に対応するのかを必ず明記してください。規程が改訂されたのに翻訳版が旧版のままだと、原本と翻訳版が食い違ったまま相手の手元と社内の共有場所に残ります。この状態は、翻訳版が無い状態よりも誤解を生みます。改訂が入ったときに両方を差し替える手順と、旧版を共有場所から下げる手順を、文書管理の運用に組み込んでおいてください。改訂が続く文書を管理する考え方は「品質マニュアル・ISO 文書を翻訳するには」のガイドにも整理しています。