業務報告書・月次レポートを翻訳するには
数字は原本のまま、毎月同じ手順で回す

数値・単位・通貨・期間の表記は訳さず、必ず原本と突き合わせる — 実績値、比率、単位、通貨と金額、対象期間の表記は、意味を訳す対象ではなく原本と一致させる対象です。ここでのずれは、読みにくさではなく判断の誤りになります。とくに注意したいのが、けた区切りや小数点に使う記号の違い、負の数をかっこや記号で表す書き方、日付の並び順の違い、英数字が全角に置き換わること、単位や通貨の記号の前後の空白が変わることです。通貨を換算して書き換えるのも、翻訳ではなく内容への変更にあたります。必要かどうかは所管部門の判断とし、行う場合も原文の値と換算に使った条件が分かる形にしてください。訳し終えたら、文章の読みやすさとは別に「数値と期間だけを原本と並べて突き合わせる」工程を必ず入れます。

同じ名前の指標が、拠点によって違うものを指していることがある — 売上の計上のしかた、人員の数え方、在庫の見方は、拠点の事情や現地の慣行で違っていることがあります。翻訳はこの差を埋めません。むしろ、訳して同じ日本語の項目名になったことで「同じもの」に見えてしまい、そのまま足し合わされる危険があります。訳語をそろえる作業と、指標の定義をそろえる作業は別物です。定義の統一は経理財務・経営企画の所管部門の仕事であり、翻訳の工程で判断しないでください。定義が揃っていない指標については、訳文にも原文の項目名を併記しておくと、読み違いを防げます。

未確定の数字・公表前の数字が混じっていることを前提にする — 月次の速報値は、あとから確定値に置き換わります。訳文だけが社内を回り続けると、いつの版の数字なのか分からなくなり、確定値が出たあとも古い数字が引用されます。訳文には、対応する原本の作成日・版・速報か確定かの区別を必ず残してください。また、公表前の数字は、社外に出せる情報とは扱いが違います。翻訳版を配る範囲は原本と同じにし、翻訳したという理由で共有先が広がらないよう、配布先を決めてから訳す運用にしておくと安全です。

様式が変わったら、翻訳の型も一緒に更新する — 期の変わり目に報告様式が改定されると、項目が増減し、列の並びが変わります。前月までの型をそのまま当てると、対応がずれた訳文が出ます。様式を改定するときは、報告する側と翻訳を担当する側の両方に知らせる手順、用語辞書の項目名を更新する手順、旧様式の訳文を共有場所から下げる手順を、改定の作業とセットで決めておいてください。原本と翻訳版が食い違ったまま並んでいる状態は、翻訳版が無い状態よりも混乱を招きます。

訳文を配ることは、拠点とのやり取りを置き換えるものではない — 訳して読めるようになることと、その月に何が起きたのかが分かることは別です。コメント欄は書ける分量が限られていて、書いた人にとって当たり前の前提は書かれません。原文の段階で説明が足りていない箇所は、翻訳では埋まりません。そこを訳の工程で補って書いてしまうと、読む側には整った報告に見えて、実態とのずれだけが残ります。分からない箇所は埋めずに残し、拠点の担当者に直接確かめてください。会議での確認事項を残す進め方は「議事録を翻訳して共有するには」のガイドにも整理しています。