品質マニュアル・ISO 文書を翻訳するには
文書体系と書式を崩さず、海外拠点でも参照できる版に整える

規格番号・条項番号・様式番号・数値は「訳さず原文と突き合わせる」 — 規格の名称や番号、条項番号、様式番号、寸法・公差・判定値、単位、型番、日付の書き方は、意味を訳す対象ではなく原文と一致させる対象です。ここが原文とずれると、参照先にたどり着けなかったり、判定を誤らせたりします。訳し終えたら、本文の読みやすさとは別に「番号と数値だけを原本と並べて突き合わせる」工程を必ず入れてください。小数点とけた区切りの記号、日付の年月日の順序は言語や地域によって書き方が異なるため、どの表記に統一するかも先に決めておきます。

表・図・様式の枠の中の文字が訳し漏れる — フロー図のラベル、表のヘッダー、様式の記入欄の見出し、ヘッダー・フッターに置かれた文書番号や版数の表記は、本文と別の場所にあるため訳し漏れが起きやすい箇所です。訳し終えたらページ単位で原本と外国語版を並べ、「日本語が残っていないか」を目視で確認する工程を入れておくと確実です。画像として貼り込まれた図の中の文字は差し替えられないため、図の下に訳を添えるか、指し示す説明を本文に足すかを先に決めておきます。

日本の法令や商習慣が前提の記述は、訳しても通じないことがある — 国内の法令・行政手続・取引の進め方を前提にした記述は、言葉として訳せても、拠点の置かれた状況と噛み合わない場合があります。海外拠点では、現地の法令や顧客の要求事項が別に関わることもあります。そのまま訳す部分と、内容自体を拠点向けに見直す部分を切り分け、見直しの範囲は拠点の担当部門と相談してください。法令や認証の範囲が関わる判断は、管理責任者・品質保証部門や認証機関・審査機関など所管の窓口の確認を経てください。翻訳の工程だけで解決しようとしないことが、この種の文書では重要です。

「審査で見せるための翻訳」に寄せない — 外国語版を用意する動機が審査や顧客監査への対応であっても、実際に読むのは日々その文書に沿って動く人です。見せるための体裁づくりに寄せると、現場で使われない文書が増えるだけになります。まずは拠点の担当者が読んで作業できる状態を目標に置き、審査の場でどの版を提示するか・翻訳版をどう位置づけるかは、管理責任者や審査機関の窓口に確認して決めてください。あわせて、内部監査員や品質担当への教育を動画で反復する進め方は「ISO・内部監査の教育を動画で実施するには」のガイドに整理しています。