RFP・入札仕様書を翻訳するには
要求番号と期限は、原文のまま渡す

要求番号・日付・数量・単位・通貨は訳さず、必ず原本と突き合わせる — 要求番号、条項番号、様式番号、提出期限と時刻、数量、単位、通貨、金額の表記は、意味を訳す対象ではなく原本と一致させる対象です。ここでのずれは、読みにくさではなく判断の誤りになります。とくに注意したいのが、けた区切りや小数点に使う記号の違い、日付の並び順の違い、英数字が全角に置き換わること、単位や通貨の記号の前後の空白が変わることです。単位や通貨を換算して書き換えるのも、翻訳ではなく内容への変更にあたります。必要かどうかは所管部門の判断とし、行う場合も原文の値が分かる形にしてください。訳し終えたら、本文の読みやすさとは別に「番号と数値と日付だけを原本と並べて突き合わせる」工程を必ず入れます。

期限は、訳文ではなく原文で管理する — 提出期限、質疑の締切、参加表明の期限は、社内の予定表に写した時点で独り歩きします。原文の時刻がどの地域の時間で書かれているか、期限が日付だけなのか時刻まで指定されているか、提出方法によって到達の判断が変わるのかは、訳文からは読み取りにくい部分です。期限に関わる情報は、訳文に頼らず原文の該当箇所を必ず開き、社内で共有する予定表にも原文の記載をそのまま添えてください。訳文の日付を根拠に社内の締切を引くのは避けたほうが安全です。

修正版・質疑回答が出たら、翻訳版も一緒に差し替える — 質疑回答書や修正版で要求が変わったのに、社内には初版の訳文だけが残っている状態は、訳文が無い状態よりも危険です。すでに提案の作成が進んでいるほど、手戻りは大きくなります。更新が入ったときに訳文も差し替える手順、旧版を共有場所から下げる手順、どの版を見るべきかを担当者に知らせる手順を、案件を開始した時点で決めておいてください。訳文には、対応する原本の版・発行日・改訂の区別を必ず残します。改訂が続く文書を管理する考え方は「品質マニュアル・ISO 文書を翻訳するには」のガイドにも整理しています。

全文をそろって訳すことより、判断に効く部分から回すこと — RFP は分量が多く、全体を訳し終えてから検討を始めると、それだけで日数を使います。実務では、案件の概要、応札の資格や条件、提出期限と様式、評価の観点、要求一覧の見出し——といった、応じるかどうかを決めるために要る部分から先に回し、詳細の要求は担当部門に割り振ってから進めるほうが早く動けます。添付の参考資料まで同じ力で訳す必要があるとも限りません。どこを先に読む必要があるかは、翻訳の工程ではなく、案件を見る担当者に決めてもらってください。

訳文は、発注元への確認や質疑を置き換えるものではない — 訳して読めるようになることと、要求の意図が分かることは別です。原文の段階で書き方が定まっていない箇所、複数の読み方ができる箇所は、翻訳では解決できません。そういう箇所を訳の工程で解釈して埋めてしまうと、社内では決着したように見えて、提案の前提だけがずれます。読み方が分かれる要求は、埋めずに残し、質疑の受付期間のうちに発注元へ確認するのが本筋です。質疑の期限は多くの場合、提出期限より前に来ます。翻訳の段取りを組む段階で、この期限を先に押さえておいてください。