情報漏えい防止・SNS 利用の教育を動画で実施するには
業務端末・持ち出し・投稿のルールを全社に同じ内容で届ける進め方

実際に起きたときの対応を、教材で置き換えない — 端末を紛失した、宛先を誤って送ってしまった、外部から不審な連絡が来た――こうした場面で実際に何をするかは、状況によって変わり、所管部門が判断します。教材に手順を細かく書き込むと、教材のとおりに動いた結果、対応が遅れることがあります。教材では「気づいたら、自分で確かめようとせずに止めて、すぐ知らせる」と連絡先までを押さえ、そこから先は情報システム部門・法務部門の実対応に渡す形にしてください。

脅しで作らない（報告が止まる） — 懲戒や損害の大きさを前面に出した教材は、その場では効いたように見えて、いざ起きたときに「隠したほうが安全だ」という判断を生みます。情報漏えいは、気づいてから知らせるまでの時間で被害の広がりが変わるものです。教材の芯は「早く知らせれば手が打てる」に置き、報告した人が責められる扱いにならないことを、会社の姿勢として明示しておいてください。この一文があるかどうかで、教材の効き目は変わります。

事例は、個人・取引先が特定されない形に加工する — 社内で起きた出来事は説得力がありますが、部署名や時期、担当者が分かる形で教材に残ると、当事者にとっては見せしめになります。次から報告が上がってこなくなれば、問題は見えないまま残ります。事例を扱うときは特定につながる情報を落とし、原因を個人の不注意に帰さず、「どの場面で判断が分かれたのか」「どう決めておけば繰り返さないか」に話を寄せてください。教材にする前に、関係する部署に見せて確認を取る手順を挟むと、認識のずれも防げます。取引先が関わる事象は、秘密保持の取り決めの範囲も先に確認が必要です。

規程が改定されたら、その本を差し替える — 利用できるサービスの範囲、持ち出しの手続き、申請の窓口――情報管理の決まりは、思っているより頻繁に変わります。古いルールのまま残った教材は、教材のとおりに動いた人を現在の規程から外れた手順へ導くことになり、教材が無い状態よりかえって危険です。規程を改定する部署と教材を管理する担当のあいだで、改定時に教材を見直す流れを決めておいてください。差し替えたら旧版は共有場所から下げ、どの版を見ればよいかが分かる状態にしておきます。

個別のサービスの可否を、教材に固定しない — 業務で使ってよい外部サービスの範囲は会社ごとに異なり、見直しも続きます。教材の中に個別のサービス名と可否を書き込むと、判断が変わるたびに動画を作り直すことになり、更新が追いつかないまま古い内容が残ります。教材では「業務の情報を社外のサービスに入力する前に、利用してよい範囲を確認する」という判断の型と、最新の一覧がどこにあるかの参照先を示すにとどめ、一覧そのものは更新しやすい場所で管理するのが現実的です。