就業規則以外の社内規程を翻訳するには
規程どうしのつながりを保ったまま渡す

番号・日付・金額・日数は訳さず、必ず原本と突き合わせる — 規程番号、条・項・号の番号、別表の番号、様式番号、施行日と改訂日、改訂履歴、金額、日数、時間、率は、意味を訳す対象ではなく原本と一致させる対象です。ここでのずれは、読みにくさではなく手続の取り違えになります。とくに注意したいのが、参照先の条番号が訳文だけずれること、けた区切りや小数点の記号の違い、日付の並び順の違い、英数字が全角に置き換わること、様式番号のハイフンやゼロが落ちることです。訳し終えたら、文章の読みやすさとは別に「番号と数値だけを原本と並べて突き合わせる」工程を必ず入れてください。

「できる」と「しなければならない」を訳し分ける — 規程の文は、許可、義務、禁止、原則と例外が短い言い回しで書き分けられています。「原則として」「やむを得ない場合は」「あらかじめ」「遅滞なく」「承認を得て」といった語は、読み物としては弱く見えても、手続の要否を決めている部分です。ここが緩く訳されると、届け出が要る手続が任意に見えたり、逆に例外まで禁止に見えたりします。用語辞書にはこうした表現も登録し、規程全体で同じ訳が当たるようにしてください。訳文だけを見て意味が二通りに取れる箇所が残ったら、訳し方を工夫する前に、原文の書きぶりを所管部門に確認してください。

翻訳版の位置づけを、配る前に決めておく — 訳した規程が、正式な規程として通用するのか、日本語版を理解するための参考訳なのか。食い違いが出たときにどちらを基準にするのか。これは翻訳の工程で決められることではなく、会社として定めておく事項です。決めないまま配ると、現場では訳文だけを根拠に判断が進み、あとで日本語版と突き合わせた時点で話がこじれます。参考訳として配るのであれば、その旨を各文書の冒頭に明記し、問い合わせ先を添えてください。労働条件や懲戒など従業員の権利義務に関わる部分の扱いは、人事労務・法務の所管部門や社会保険労務士・弁護士など所管の専門家にご確認ください。

改訂に追随できる形にしてから配る — 規程は必ず改訂されます。日本語版だけが更新されて訳文が古いまま残ると、従業員は実態と違う手続を読むことになり、翻訳版が無い状態よりも混乱します。配るより前に、①改訂のときに訳文の差し替えまでを一つの手順にする、②改訂履歴に訳文を更新した版も分かるようにする、③共有場所から旧版の訳文を下げる、の 3 点を決めておいてください。とくに規程類は、改訂が細則や様式だけに及ぶことが多く、本体だけを見ていると古い訳が残っていることに気づけません。参照先の一覧を作っておくと、どこまで差し替えが要るかをその場で判断できます。

訳して配ることと、伝わって守られることは違う — 母語で読める規程が置いてあることと、必要なときにそこへたどり着けることは別です。実務では、どこに何があるか分からない、検索しても日本語の文書しか出てこない、といった理由で読まれないほうが多くあります。訳文を置く場所、目次の作り方、入社時や配置換えのときに何を渡すかまで含めて設計してください。また、規程の内容そのものが日本の商習慣や制度を前提にしていて、訳しても前提が伝わらないことがあります。この差は翻訳の工程では埋まりません。必要に応じて、規程の翻訳とは別に、教育や説明の場を用意することを所管部門と相談してください。