環境データ・許認可書類を翻訳するには
測定値と番号を、原本のまま渡す

数値・単位・番号・日付は訳さず、必ず原本と突き合わせる — 測定値、基準となる値、施設の能力や台数、稼働時間、許可番号、整理番号、施設番号、届出日、有効期限、分類のコード、単位の表記は、意味を訳す対象ではなく原本と一致させる対象です。とくに起きやすいのが、英数字が全角に置き換わること、桁区切りや小数点の記号が相手の慣習に合わせて変わること、単位の上付き文字や記号が崩れること、日付の並び順が入れ替わること、元号と西暦が混ざることです。訳し終えたら、文章の読みやすさとは別に「数値と番号だけを原本と並べて突き合わせる」工程を必ず入れてください。ここは省いてよい工程ではありません。

「法令や条例で決まる値」と「自社で決めた管理値」を訳し分ける — 環境の記録には、守るべき値として外から決まっているものと、余裕を見て自社で低く設定している管理の目安が並んで出てきます。この二つを同じ語で訳すと、自社の目安を超えただけの記録が、外部の基準を超えた記録として読まれることがあります。表の見出しの段階で別の語を当て、用語辞書に登録して全書類で同じ訳が当たるようにしてください。どちらの性質の値なのか判断がつかない列があれば、訳し方を工夫する前に所管部門に確認してください。

期間と条件の定義を、注記なしで送らない — 年度（多くの場合 4 月から翌年 3 月）と暦年、月平均と日平均と瞬時の値、測定の条件や換算の有無——これらは日本の書類では前提として省かれがちですが、海外の読み手は自国の慣習で読みます。数値そのものが正しくても、期間や条件がずれれば比較の結論が変わります。集計に取り込まれる資料ほど、表の中か欄外に定義を書き添えてください。相手から返ってきた数値が自社の記録と合わない場合、多くはこの定義のずれが原因です。

許可証や届出の写しは画像であることが多い — 受け取ったままの PDF や、押印された書類をスキャンしたファイルは、文字が画像になっていることがあります。画像の中の文字は翻訳の対象になりません。ここで原本の画像に訳文を書き込むと、改変したように見える形になります。原本はそのまま渡し、許可の種類・番号・対象の施設・有効期限・付されている条件といった要点を、別紙の対訳として添えてください。相手が必要としているのはたいてい全文ではなく、この要点のほうです。

訳して渡すことと、更新に追随することは別 — 許可には有効期限があり、施設や設備を変えれば書類も変わり、測定は定期的に発生します。日本語側だけが更新されて訳文が古いまま残ると、相手は現状と違う内容を読むことになり、訳文が無い状態より混乱します。配るより前に、①更新のときに訳文の差し替えまでを一つの手順にする、②共有場所から旧版を下げる、③有効期限と次の更新時期を台帳と訳文の両方に載せる、の 3 点を決めておいてください。定期の報告は同じ様式で回ってくるため、翻訳メモリを整えておけば二巡目以降の負担はかなり下がります。