人事評価・目標管理シートを翻訳するには
評価の言葉を、社内の定義どおりに渡す

記号・点数・ウェイト・期間は訳さず、必ず原本と突き合わせる — 等級やグレードの記号、評定の記号、点数、ウェイトの割合、評価期間の表記、社員番号や部署コードは、意味を訳す対象ではなく原本と一致させる対象です。ここでのずれは、読みにくさではなく処遇の取り違えになります。とくに注意したいのが、小数点やけた区切りに使う記号の違い、割合の書き方、日付の並び順の違い、英数字が全角に置き換わること、記号と番号の間のハイフンやゼロが落ちることです。訳し終えたら、文章の読みやすさとは別に「記号と数値だけを原本と並べて突き合わせる」工程を必ず入れてください。

訳文は、面談そのものを置き換えない — 様式が母語で読めることと、評価の内容に納得できることは別です。評価のやり取りでいちばん意味を持つのは、なぜその評価になったのかを本人と話す場面で、そこは文書の翻訳では埋まりません。訳文だけを渡して記入を求めると、書かれてくるのは形だけ整った自己評価になりがちです。翻訳で用意するのは、面談の前後で双方が同じ内容を確認できる土台までと考えてください。面談の場での意思疎通をどう支えるかは、通訳の手配も含めて別に検討する話です。

自己評価欄が空欄で返ってくるのは、訳の問題とは限らない — 設問の意味が分からなかったのか、何をどこまで書いてよいか分からなかったのか、書いたことが不利に働かないか不安だったのか——理由は訳文の外にあることが多くあります。記入欄の説明に「どのくらいの分量で」「どの期間のことを」「誰が読むのか」を書き添えるだけで返ってくる中身は変わります。訳文を直す前に、原文の段階で説明が足りているかを見てください。原文に書かれていない前提を訳の工程で補って書き足すと、様式としては整って見えても、拠点ごとに違う案内が出回ることになります。

制度が改定されたら、様式と用語辞書を一緒に更新する — 評価制度の見直しで評価項目や段階の呼び方が変わると、前期までの型をそのまま当てた訳文は、実際の制度と食い違います。制度を改定するときは、様式の差し替え、用語辞書の訳語の更新、旧様式の訳文を共有場所から下げる手順を、改定の作業とセットで決めておいてください。原本と翻訳版が食い違ったまま並んでいる状態は、翻訳版が無い状態よりも混乱を招きます。とくに評価は年に数回しか使わないため、古い版が残っていても気づかれにくい領域です。

同じ様式を配ることと、同じ制度が成り立つことは違う — 訳した様式を海外拠点にそのまま配れば同じ評価ができる、とはなりません。等級や処遇の仕組み、評価に関わる現地の法令や慣行、面談の進め方は拠点によって異なります。翻訳はこの差を埋めるものではなく、むしろ同じ日本語の項目名に訳されたことで「同じもの」に見えてしまう危うさがあります。制度をどこまで共通にするかは人事労務の所管部門と現地の窓口が決める話です。翻訳の工程では判断せず、揃っていない点に気づいたら所管部門に戻してください。