見積書・発注書を翻訳するには
品番と数値と書式を崩さず、同じ条件を読み合える形にする

どの書類が正本かを、先に決める — 見積書・発注書は、あとから数量や納期、請求の内容を確かめるときの根拠になります。日本語の版と外国語の版が並んでいると、食い違ったときにどちらを見ればよいのか分からなくなります。「取引先と取り交わす書類はこの言語の版」「社内で回覧する訳は読むための補助」のように、正本を 1 つに決めてください。両言語を併記した書類を相手に出す場合は、どちらの言語を優先するかを書類や取引の取り決めのなかで決めておく必要があります。その決め方は所管部門に確認してください。

数字・品番・型番・日付は「訳さないもの」として守る — 品番や型番、図面番号、数量、単価、合計、通貨の記号、日付は、翻訳の対象から外して原文のまま残すのが基本です。翻訳ツールを使う場合は「訳さない語」として保護し、人が訳す場合も数字の欄には手を入れないことをルールにしてください。日付の書き方や単位の表記を相手の国の習慣に合わせたい場合は、翻訳とは別の工程として、様式の側で決めておきます。翻訳のついでに書き方を直すと、どこが変わったのかを後から追えなくなります。

商習慣の言い回しは、意味を言い切ってから対訳にする — 「一式」「別途」「支給品」「現地調達」「検収」「締め日」「支払サイト」のような言い回しは、日本語の側で意味を一つに決めてから訳を当ててください。たとえば「一式」なら、「以下の内訳をすべて含む」のか「数量は 1 だが中身は明細のとおり」なのかを言い切り、必要なら内訳の明細を添えます。「別途」は「この見積には含まれない」と言い切る、というように、相手が読み違えようのない言い方にしたものを、両言語の一覧として用語辞書にまとめます。

自社の品名と、相手の品名の対応表を持つ — 同じ部品や製品でも、自社と取引先では呼び名や品番が違うことがよくあります。見積書の品名を訳しても、相手の品番と結びつかなければ、どの品物の話なのかが確かめられません。自社の品名・品番と、相手の品名・品番の対応を一覧にしておき、翻訳の用語辞書と一緒に管理してください。用語辞書や対応表は特定の担当者の手元ではなく、部署の資産として置いておくことが、担当が替わったあとも同じ訳を守ります。