ハラスメント相談窓口の担当者研修を動画で実施するには
相談の受け方・記録・秘密の扱い・つなぎ先を、窓口に立つ人にそろえる進め方

相談を受けてから終わるまでの流れを、先に 1 枚にする — 相談の受付（面談・電話・メール・書面など）、最初の聞き取り、報告先、事実の調査をする人、結果の伝え方、相談した人への経過の知らせ方を、人事・コンプライアンスの部門で 1 枚の図にまとめます。拠点の窓口と本社の窓口、外部の窓口の分担もここで決めておくと、そのまま教材の構成になります。流れが決まっていないまま教材だけを作ると、担当者ごとに判断がばらつく原因になります。

1 本目は窓口の役割と流れに絞る — 窓口は相談を受けて、相談した人の希望を確かめ、決められた先へつなぐ所であって、その場でハラスメントに当たるかどうかを判断する所ではない、という役割を最初に示します。そのうえで、先に作った 1 枚の流れに沿って、誰に、いつ、何を報告するかを説明します。兼務の担当者が多い場合は、この本を見ればまず何をすればよいかが分かる形にしておくのがこつです。

受け方は、同じ場面で比べて見せる — 最初に秘密を守ることと、相談したことで不利益な扱いを受けないことを伝える、話をさえぎらずに聞く、相談した人を責めたり「気にしすぎ」と受け取れる言い方をしない、どうしてほしいかの希望を確かめる、「必ず処分させる」などその場で約束できないことを言わない、といった点を、架空の相談の場面で、望ましい受け方と避けたい受け方を並べて見せます。場面は社員が演じても、イラストと合成音声で作っても構いません。

記録と秘密の扱いは、自社の様式で示す — 国の指針は、事業主が講じる措置として、相談窓口の担当者が適切に対応できるようにすること、相談した人と相談された相手のプライバシーを守るために必要な措置をとること、相談したことなどを理由として不利益な取扱いをしない旨を定めて周知することを挙げています。教材では、自社の聞き取りの様式に、いつ、誰から、何を聞いたかを、担当者の評価を交えずに書く記入の仕方を、架空の記入例で示してください。記録の置き場所、見られる人、メールやチャットで内容を回さないといった決まりも、ここで一緒に示します。

本を分け、ほかの教材とつなぐ — 「窓口の役割と流れ」「最初の相談の受け方」「記録と秘密の扱い」のように区切っておくと、新しく任命された人には全部を、年に一度の見直しでは変わった本だけを、と渡し分けられます。ハラスメントの定義や全従業員向けの内容、管理職向けの内容、内部通報制度の周知は別の教材に任せ、本ガイドの教材からはそれらへ案内する形にすると、内容が重ならずに済みます。ナレーションは、自分たちの声で録音する、台本から合成音声（TTS）で生成する、といった選択肢があります。規程や流れが変わるたびに一部だけ直したい場合や、受け方の場面を声の違う登場人物で作りたい場合は、台本を直せば作り直せる合成音声（TTS）が運用しやすい方式です。