給与明細・賃金の説明を翻訳するには
支給・控除・勤怠の項目を、母語で分かるように伝える

「総支給額」と「差引支給額（手取り）」の違いを、最初に説明する — 求人票や労働条件の書面に書いた月給の額と、実際に振り込まれる額の違いは、問い合わせのいちばん多い点です。手引きの冒頭で、支給の合計から控除の合計を引いた額が振り込まれること、控除の主な中身は何かを、図を添えて説明してください。ここが伝わるだけで、明細のほかの欄も読みやすくなります。

金額・時間・日付の書き方を、母語の習慣に合わせて確かめる — 「1:30」が 1 時間 30 分なのか 1.5 時間なのか、締め日と支給日の関係、「◯月分」が働いた月なのか支給の月なのかは、言語や国によって受け取り方が違います。明細の勤怠の欄が 10 進法の時間なのか時と分なのかも、手引きにはっきり書いてください。訳の過程で桁や単位がずれていないかは、日本語の版と並べて確かめます。

住民税や社会保険料が「変わる月」を、先に知らせておく — 住民税の引き去りが始まる月や、社会保険料の料率が改定される月、昇給や手当の変更が反映される月には、手取りが前の月と変わります。変わる前に母語で短い案内を出しておくと、給与の日の問い合わせを減らせます。手引きの中に、1 年のうちで金額が変わりやすい時期の一覧を入れておくのも有効です。

明細の見本に、実在の人の明細を使わない — 手引きを作るときに、手近な社員の明細をそのまま見本にすると、その人の金額が手引きと一緒に配られてしまいます。見本には架空の名前と金額を使い、翻訳の工程にも実際の明細を流さないようにしてください。

質問の窓口と、その言語を決めてから配る — 手引きを母語にすると、母語での質問が届くようになります。誰がどの言語で答えるか、明細の誤りの申し出をどこにどう出せばよいかを決めないまま手引きだけを配ると、問い合わせの先で止まります。手引きの最後に、窓口と申し出の方法を母語で書いておいてください。