来訪者・協力会社の受け入れルールの教育を動画で実施するには
入構の手続き・立ち入ってよい範囲・案内役の決まりを、受け入れる側の全員に同じ内容で届ける進め方

受け入れで困った場面を、先に書き出す — 受付の担当、総務や安全担当、来訪者をよく呼ぶ部署の人に、これまでに困った場面を書き出してもらいます。「来訪者が案内役を待たずに構内に入ってしまった」「点検の業者がどの設備を止めてよいか知らないまま作業を始めかけた」「見学の人がスマートフォンで生産ラインを撮っていた」「入構証が返ってこないまま、退出したのか分からなくなった」といった、規程には書かれていない自社の場面が集まります。ここで集めた場面が、そのまま教材の骨組みになります。

1 本目は共通の考え方に絞る — 受け入れの決まりをすべて盛り込もうとすると長くなり、規程の読み上げになります。まずは、来る人は必ず受付を通す／付き添いなしで決められた範囲の外に出さない／入構と退出を記録に残す／おかしいと思ったら案内役か受付に知らせる――この四つほどで 1 本にすると、受付の担当にも、来訪者を呼ぶ各部署の人にもそのまま渡せます。

受付から退出までを、順に見せる — 来訪の前の連絡、受付での確認と入構証の受け渡し、保護具の着け方と注意の説明、案内役と一緒に通る通路、立入禁止の表示のある場所、作業や打ち合わせのあいだの付き添い方、退出のときの入構証の返却と記録。1 回の受け入れの流れを、自社の構内の配置で順に映してください。どこで誰が何を確かめるのかがひと目で分かれば、言葉の説明は短くて済みます。

対象ごとに本を分ける — 受付の担当が知っておくこと、来訪者を呼んで付き添う人が守ること、構内で作業する協力会社を手配する部署が押さえておくことは別物です。1 本にまとめると、どの人にも関係の薄い話が続きます。「共通編（受け入れにかかわる全員向け）」「案内役編（来訪者に付き添う人向けの道順と付き添い方）」「発注編（構内で作業する協力会社を手配する部署向けの連絡と調整）」のように区切っておくと、必要な本だけを渡せますし、決まりが変わったときも差し替えが一部で済みます。来る人に事前に見てもらう短い本を別に用意しておくと、受付での説明も短くなります。

変わりやすい部分を、本編と分けておく — 通路の配置、入構証の仕組み、受付の場所や時間は、建屋の改修や仕組みの入れ替えのたびに変わります。本編は考え方と流れを中心にし、事業所ごとの配置は短い本にまとめておくと、作り直す範囲が小さくなります。ナレーションは、自分たちの声で録音する、台本から合成音声（TTS）で生成する、といった選択肢があります。決まりが変わるたびに一部だけ直したい場合や、海外からの来訪者や外国籍の作業者向けに多言語版も用意したい場合は、台本を直せば作り直せる合成音声（TTS）が運用しやすい方式です。